Di fronte alle dimissioni di un tuo collaboratore ti blocchi o rispondi? Ecco, se non sai cosa fare, lo puoi scoprire oggi: qui ti spiego COME prepararti alla sostituzione del personale.

 

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Quello della sostituzione del personale non è un argomento di cui si sente molto parlare, ma chi si intende di economia aziendale sa bene che l’equilibrio del personale è fondamentale.

 

L’equilibrio di cui parlo qui è quello del numero del personale impiegato per garantire il corretto funzionamento mantenendo i costi al minimo e del personale che serve a sopperire alla necessità di sostituzione.

 

Quindi, caro ristoratore, dovresti essere preparato a sostituire e cambiare il personale al momento opportuno ed avere piani veri e propri, anche per le emergenze.

 

Ma cosa significa sostituzione del personale?

 

Quando si parla di sostituzione del personale ci  si riferisce a due tipi:

 

• breve/medio periodo: fa riferimento alle assenze per le vacanze, ferie, malattia o per una sostituzione programmata.

 

• medio/lungo periodo: fa riferimento alla sostituzione del personale in via definitiva, per lo meno per quel che riguarda il ruolo che stanno ricoprendo.

 

In tutti questi casi, devi essere preparato, avere una programmazione rientra nella gestione del ristorante.

 

Le procedure di sostituzione del personale che DEVI pianificare

1) Piano di gestione delle assenze

 

Cosa succede se uno dei tuoi lavoratori si assenta improvvisamente per motivi di malattia?

 

E se uno va in vacanza?

 

Oppure cosa accade se uno dei tuoi camerieri si sente male durante il servizio ed è costretto a tornare a casa e starsene là per qualche giorno?

 

Queste sono le domande a cui devi rispondere quando crei un piano di gestione delle assenze.

 

Devi costruire una sorta di piano d’emergenza per ogni eventualità.

 

Ci sono molti espedienti: per esempio potresti formare qualcuno esterno alla tua organizzazione che sopperisce nei momenti di bisogno, come quando il locale è super-affollato ed usare la risorsa anche per le emergenze.

 

Ma non mettere tutte le uova in un paniere, quindi prepara più risorse.

 

Un’altra idea (non solo tipicamente italiana) è chiedere aiuto a qualcuno della tua famiglia, che sia formato a svolgere quel ruolo.

 

Un’altra idea ancora è quella di formare i tuoi membri del personale a svolgere più mansioni (soluzione più consigliata). Ovvio che a questa soluzione puoi ricorrere solo in caso di emergenza e quando la risorsa riesce a gestire l’extra carico di lavoro.

 

2) Piano per la gestione delle assenze programmate

Quando si parla di assenze programmate si tratta nella maggior parte dei casi delle ferie.

 

Ti serve un piano per decidere:

 

• Chi sostituisce chi: come prima cosa, dovresti avere delle risorse aggiuntive o persone nella stessa mansione disponibili a coprire i turni dell’altro collaboratore.

 

• Come assegnare le ferie: certo la soluzione migliore è chiedere ai propri collaboratori quando vogliono andare in ferie e lasciare che siano loro, con un calendario in mano, a inserire autonomamente le loro ferie nella tabella.
  Tuttavia non sempre tutto liscio come l’olio, poiché possono insorgere dei conflitti. È normale che ci siano periodi dell’anno in cui tutti vogliono andare in ferie.

 

Ti posso assicurare che dopo un primo periodo di adeguamento questa soluzione sarà quella più apprezzata dal tuo staff. Se li lasci liberi di organizzarsi diventeranno bravi a farlo.

 

All’inizio, tu devi essere preparato a decidere in modo equo chi va in ferie e quando. La decisione sta a te, potresti decidere che nel periodo X i camerieri decidono le ferie per primi, nel periodo Y la cucina decide per prima, ed invertire l’anno successivo.

Se ciò non è messo in programma, si rischiano diverbi e risentimenti tra i membri dello staff.

 

• Regolamento sulle ferie: tutti devono aver chiare le procedure per richiedere le ferie: per iscritto? A voce? Via email?

 

E poi quanto tempo prima possono richiedere le ferie? Quanti sono i giorni di ferie?

Non ci devono essere eccezioni da gestire, altrimenti darai di nuovo adito a discussioni.

Tutte le informazioni utili in questo rispetto devono essere concentrate in una sorta di codice, accessibile a tutto il personale.

3) Piani di licenziamento e dimissioni

Devi aver ben chiaro cosa accade nel caso di un licenziamento così come nel caso delle dimissioni.  In entrambi, dovresti avere un documento scritto che lo attesti, in realtà, queste informazioni sono di solito contenute nel contratto di lavoro.

 

Meglio stabilire in modo equo il tempo di notifica, mi spiego meglio, se per le dimissioni, il tuo personale deve darti un mese di preavviso, così anche nel caso del licenziamento da parte tua, dovresti dare un mese per permettere alla persona di trovare un nuovo lavoro.

 

Puoi anche aggiungere clausole che ti proteggano: devi poterti proteggere nel caso in cui il tuo lavoratore sia davvero scapestrato e tu non possa concedergli un altro mese di lavoro con te.

 

Allo stesso modo, metti per iscritto il MODO, si tratta di una e-mail? Una lettera?

 

“Patti chiari, amicizia lunga”: sin dal primo giorno, i tuoi lavoratori dovranno conoscere queste modalità.

 

Ma non finisce qui…

 

• Procedure post dimissioni: e cosa succede quando il tuo cuoco, viene da te e ti dice: “voglio licenziarmi”? Ci hai pensato?

 

Non dovresti farti cogliere impreparato dinanzi a questa situazione, così emozionale.  

Per prima cosa dovresti sapere cosa rispondere e se ci tieni a lui, cercare di fermarlo.

Siediti a tavolino e parlaci, cerca di capire perché vuole andarsene e SE non ha ancora un altro lavoro, è il momento buono per cercare di convincerlo a restare.

 

Attenzione a non fare promesse che non puoi mantenere!

Al di là, che tu voglia trattenere il tuo lavoratore oppure no, questo è un grande momento di verità che devi cogliere, senza aver paura.

 

Domanda apertamente quali sono le motivazioni delle dimissioni, e se ti sembra titubante fai di tutto e chiediglielo come favore.

In questo momento, potrai guadagnare punti di vista che non conoscevi,di te stesso, della tua organizzazione e migliorarti.

Ecco, dopo questa chiacchierata puoi iniziare le procedure per il reclutamento.

 

• Procedure post licenziamento: se hai deciso di licenziare qualcuno, sicuramente hai i tuoi buoni motivi e devi affrontare il discorso il prima possibile, per quanto doloroso.

 

Preparati bene un discorso e le cose da dire, stai molto attento alle parole che usi, questo è un momento fragile.

 

Sii preparato a lacrime, ad accuse e tutto quanto, potresti sentire cose che non sapevi, cerca di distinguere cosa derivi dalle emozioni del momento e cosa sia vero.

Dopo aver affrontato il discorso con il tuo collaboratore, preoccupati, anche di comunicarlo al resto del personale. Stai attento a cosa dici, perché altri potrebbero temere di perdere il posto, quindi cerca di essere rassicurante.

Prima che passi il periodo di notifica e il collaboratore se ne vada definitivamente, dovresti aver attivato la procedura di selezione del personale (che ho spiegato nel dettaglio in questo articolo).

 

Anzi, per essere perfetti, la procedura di selezione del personale dovrebbe essere un’attività che dura tutto l’anno. Una di quelle attività fatte con costanza, per avere un buon database di nominativi da richiamare, qualora ne avessi bisogno.

 

Il collante di ogni sostituzione del personale, qual è?

Se ancora non ti fosse chiaro, anche dopo tanto tempo che mi leggi, il collante è ancora una volta la CULTURA.

 

La cultura aziendale è l’atmosfera che si respira quando si entra nel tuo ristorante, anche i tuoi obiettivi e i tuoi sogni rientrano in questa cultura.

Devi essere bravo a trasmetterla e a mescolarla in ogni piccolo dettaglio e gesto, deve essere una cosa positiva, che coinvolga i tuoi lavoratori e li faccia sentire parte del tuo sogno.

Con una buona cultura di base, chiara per tutti e scritta, non avrai problemi a creare procedure corrette per la sostituzione del personale.

 

Ma se hai problemi, allora puoi, anzi DEVI…

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